一、学籍工作流程图

 

 

二、学籍工作流程说明

1.新生报到、注册

(1)新生信息核对

各教学站点在每年3月底前组织学生报到,并将学生报到信息按照新生信息核对表(图一)进行汇总,按照规定时间上报到学籍管理部。

表1 新生信息核对表

(2)学籍清查工作

各教学站点根据学籍管理部4月中旬下发的学籍清查名单,收取学生专科证书原件,并填写学籍清查表(图二),按照规定时间将学籍清查表电子版及专科证书原件上交到学籍管理部。

(3)学籍异动工作

学生学籍信息异动要按照下面的要求提供相关材料,填写学籍信息变更申请表(图三),在规定时间内上交相关材料及学籍信息变更申请表。

ⓐ修改姓名:必须提供户口本原件,并明确标示曾用名。如属报名填错,则需要提供身份证原件。(姓名如果出入很大,比如连名带姓均更改,则除提供身份证原件外还需提供公安机关出示的带照片的更改证明)。

ⓑ修改身份证号、出生日期:必须提供身份证原件以及公安机关出示的带照片的相关变更证明原件。(姓名和身份证号不能同时变更)

ⓒ修改专业:相同科类,相近专业可以互转,不能跨科类互转(如文理互转等)。

ⓓ修改性别:必须提供身份证原件。

ⓔ修改民族:必须提供身份证原件。

(4)新生注册组班,编写学号

学籍管理部将各站点上交的学生信息进行汇总整理,统一编写学号,在4月中下旬上传至阳光平台,各教学站点从阳光平台下载带学号的学生名单,按照专业制作标准成绩单(图四)。9月份学籍管理部将下载最后注册学生名单,下发至各教学站点,再次进行核对确认。

2. 学籍日常管理

(1)学生信息核对

省教育厅要求每学期都要将学生信息上传至阳光平台,所以学籍管理部将在每学期开学一周内将学生信息下发至各教学站点,各教学站点进行学生信息核对,并在开学一个月内(即3月底、9月底前)将学生信息核对表反馈回学籍管理部。

(2)学生成绩

各教学站点要求在每学期开学一个月内(即3月底、9月底前)将上学期学生的成绩以标准成绩单和成绩汇总表(图五)电子版发送到学籍管理部。

 

(3)学籍异动

学生在学期间若有学籍异动申请的,请各教学站点按照新生电子注册的学籍异动要求准备好相关材料,在每学期开学一个月内(即3月底、9月底前)将材料及学籍信息变更申请表上交至学籍管理部。

3.毕业生工作

(1)毕业生信息核对

各教学站点根据学籍管理部下发的毕业生信息核对表(图六)进行信息核对,学生学籍异动的同样按照下发的要求标注清楚,并准备好相关材料,在规定时间内上交到学籍管理部。

(2)填写毕业生登记表

各教学站点在学生办证学期初要让学生填写毕业生登记表,要求学生本人填写,班主任意见栏教学站点要进行填写,填写日期为学生毕业学期的最后一个月的其中一天即可。

(3)采集毕业生照片

采集照片要求蓝色背景,照片尺寸,宽:120px,高:160px,大小≤10K,格式:JPG。各教学站点要统一以身份证号命名学生照片,按照规定时间上交至学籍管理部。

(4)制作学籍卡片

各教学站点按照学籍卡片(图七)的统一格式进行制作学籍卡,具体制作步骤请到群共享中或者学院网站学籍管理部下载区进行下载。做好的学籍卡片要求按专业、学号进行排序,在规定的时间内上交至学籍管理部。

(5)毕业证办理及发证

根据省教育厅安排(一般时间为6月中下旬、12月中下旬)进行毕业证的办理,学籍管理部在办证后会进行照片的粘贴以及盖章等工作,所有工作完成后会通知各教学站点分批次来领取毕业证书及档案。

4.毕业证明书

往届毕业生若丢失毕业证书,可以申请办理毕业证明书,各教学站点可与学籍管理部联系,填写毕业证明书办理申请表,同时学籍管理部将给开具证明,学生需要在市级或市级以上报纸上挂失声明作废,将报纸刊登版上交至学籍管理部。由学籍管理部统一到省教育厅办理毕业证明书,此项工作要求各教学站点在每学期5月中旬、11月中旬之前上交相关材料。

5.学位申报工作

(1)学位外语及专业课考试报名

学位报名条件为在校期间所有课程达到合格,并且平均分在70分以上,无违纪处分,达到以上要求的可以进行学位考试的申请。根据省教育厅学位外语考试报名的相关要求,一般每年2月中下旬至3月上旬进行报名,外语考试有效期为2年(即专升本学生在校第二年、第三年均可以报名,高起本学生在校第四年及第五年可以报名。)专业课由所有学校统一组织,共考三门专业课,具体安排在每次考试前登陆学院网站进行查询。

(2)学位申报

学位外语及专业课考试成绩合格后,可以进行学位的申报,由学籍管理部统一整理相关材料进行学位的申报。时间在每年6月下旬~8月中旬。

(3)学位证书办理及发放

学位申报通过的学位证书将按照省教育厅的规定,一般在10月中下旬进行办理,学位证书的发放一般在10月下旬~11月上旬。

6.学费

各教学站点要在每学年初与学籍管理部进行学生信息核对,做好缴费明细(图八)及开发票明细(图九),在每学期开学一个月内(即3月底、9月底前)上交学费。

 

7.联系方式

工作中各教学站点可以通过以下几种方式联系我们:

(1)电话:0532-84022650;

(2)电子邮箱:kdcjxjb@sina.com

(3)学籍工作群:319713926